導入事例

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TOMAコンサルタンツグループ株式会社

業種:
士業・コンサル業

部署:
全社

利用用途:
社内業務基盤/顧客提案ソリューション

使用製品:
krewSheet/krewDashborad

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事例公開日:2022年5月16日

社内の業務基盤への活用に加え、顧客向けにも積極的に提案。kintoneが圧倒的に便利になるプラグインとして注目するkrewシリーズ

専門家の連携で企業のさまざまな課題にワンストップで応えるTOMAコンサルタンツグループ株式会社では、自社の売上管理や進捗管理などの業務基盤、およびクライアントへの提供サービスとして、サイボウズのkintoneを幅広く活用。さらに使い勝手を高めるためのプラグインとしてkrewシリーズを採用している。その経緯について、ITコンサル部 副部長 岩本 慶氏および同部 チーフ・コンサルタント 小川 むつみ氏にお話を伺った。

【課題】社内の業務改善を進める中で人事管理のクラウドシステムによる効率化を実現

税理士、公認会計士、社会保険労務士、行政書士などの士業連携による有機的なワンストップサービスを提供することで、顧問先の経営課題に高い専門性と豊富な実績で応えるTOMAコンサルタンツグループ株式会社。企業の成長発展に欠かせない、税務会計や経営コンサルティングをはじめ、事業承継やM&A、人事労務などのサービスを展開し、複雑化するさまざまな経営課題に対しても、専門家がチームを組んでソリューションを提案・実行できることが大きな強みとなっている。

また、生産性の向上・DXの重要性が高まる昨今、IT活用や業務改善コンサルティングもクライアントへの提案として欠かせないものとなっている。業務フローの可視化・分析に基づいた業務改善コンサルティングをはじめ、クラウドシステムを活用した業務改善や、生産性向上のソリューションとして注目されるRPAのコンサルティングなど、IT活用による各種業務改善をワンストップで提供していることも、同社の特徴の1つとなっている。

そんな同社において業務課題の1つとなっていたのが、社内における人事マスターを含めた人事管理の効率化だった。

「もともと我々ITコンサル部は、自社内の業務改善をサポートし、そこで蓄積したノウハウをお客さまに提供するケースが多くありました。その一環として、社内の人事管理の効率化を目的とした、クラウド環境で利用できるソリューションを検討していたことがきっかけで、kintoneを導入することになりました」と小川氏は当時を振り返る。

ITコンサル部 チーフ・コンサルタント 小川むつみ様
小川 むつみ様
ITコンサル部
チーフ・コンサルタント

【選定】Excelのデメリット解消、kintoneを便利に使うツールとして注目したkrew

当初はお試しからスタートしたkintone活用だが、その柔軟性と利便性が高く評価され、人事管理を皮切りに採用管理や売上管理、部門ごとの進捗管理やスケジュール管理など、社内におけるあらゆる業務がkintone化され、現時点では400ほどのアプリを運用するほど業務基盤として活用されている。

そして、社内での運用が軌道に乗った1年後に、いよいよ同社の顧客が抱える業務改善のツールとしてkintoneを提案、導入していくことになるのだが、Excelで進捗管理を行っていたある顧客の業務をkintoneに置き換えたところ、レコードの一括編集ができないなど、課題が顕在化することに。

当初は自前でレコードの一括編集が可能な仕組みをカスタマイズして構築したが、その後に便利なkintoneプラグインとして市場に登場したのが、グレープシティが提供するkrewSheetだった。データベースとしてのkintoneの良さを生かしながら、Excelのように簡単に情報が編集できるツールとして、まさに同社が思い描いていたプラグインだったという。

「初めて見た印象は、まさにExcelそのもの。よく比較されるGoogleスプレッドシートとは異なり、kintoneとkrewSheetを組み合わせればExcelのような入力方法を実現した上でkintoneの機能である、1つのデータに紐づいた利用者間のコミュニケーションが可能となります。非常に便利だと考えました」と岩本氏。

ITコンサル部 副部長 岩本 慶様
岩本 慶様
ITコンサル部
副部長

小川氏も「見た目はExcelながらデータベースとして機能する点が大きいです。また、勝手にデータ変更できないように設定でき、変更したとしてもkintone側に変更履歴が残るなど、krewSheet+kintoneによってExcelのデメリットが解消できます。ファイルが壊れるといったExcelで起こりがちな障害も回避できますし、数式も壊れません」と高く評価する。

結果として、顧客への業務改善提案を行う際に役立つツールとして、そして社内の仕組みづくりにおいてkintoneをさらに便利に使えるようにするためのソリューションとしてkrewシリーズが利用されることになる。

【効果】kintoneが圧倒的に便利になるプラグインとして重要なkrewシリーズ

■ 案件管理や進捗管理、売上管理など全社的な業務基盤として幅広く活用

現在は、社内外の業務基盤としてkintoneを活用し、krewSheetやkrewDashboardなどのプラグインを柔軟に使いこなしながら、さまざまな業務課題を解決するための仕組みつくりを進めている。社内では200名を超える社員がkintoneを日常業務に活用しており、現在運用しているアプリの多くにkrewSheetが適用されているという。「主に案件管理や進捗管理、売上管理などに利用しています。既存のExcel業務を置き換えているケースが多く、社員からは見た目や操作性の観点からkrewSheetにして欲しいという声が多いです。おそらく日常的に運用しているアプリのほとんどにkrewSheetを適用している状況です」と岩本氏は説明する。

社内での活用については、特にテレワーク環境におけるマネジメントツールとして有効に活用しており、期限管理も含めたタスク管理や残業時間の管理、プロジェクトの進捗管理などにも役立てている状況だ。

「タスク管理やプロジェクト管理では、担当者と責任者(上司)、完了期限、進捗状況を入れて毎週のチーム会議で進捗の確認をしていくことで、進捗状況が視覚的にもわかりやすく把握できるようにkrewSheetで作り込んでおり、リモート環境からでもマネジメントしやすいです。部下との面談においてチームごとの目標となる売上分析や個人の労働時間分析などもkrewDashboardにて可視化しています」と岩本氏。具体的には、前年の総労働時間や超過労働回数などが個人ごとにkrewDashboardにて表示できるようになっており、面談時の資料として重宝しているという。

krewDashboardを利用した労働時間分析アプリ
▲ krewDashboardを利用した労働時間分析アプリ

「個人別の売上を星取表としてkrewDashboardのアプリ上で表現しています。条件式書式で表示マークを切り替えることで、売上達成状況が一目でわかります。また、お客さまへ提供している商品別の売上なども折れ線グラフなどさまざまな形式で可視化しています」と小川氏。

krewDashboardのピボットテーブルと条件付き書式を適用した星取表
▲ krewDashboardのピボットテーブルと条件付き書式を適用した星取表

日々の業務改善にkrewシリーズを使いこなしている同社だが、先日も社内の人事担当者が時間をかけて行っていた集計作業をkrewDashboardにて実装したことで、その手間が一切なくなったと担当者から感動の声が寄せられたという。「出来上がったkrewDashboardのピポットテーブルはこれまで使っていたものと変わらないため、変更なども自分でできるととても喜ばれました」と小川氏。社内には従来のExcel業務をkintone化することにためらう人もいるが、krewSheetを見せるだけで前向きに取り組んでもらえるなど、これまでの運用をうまく踏襲したイメージで提供できることも大きなメリットだと説明する。

■ 客先でのkrewシリーズ活用例

客先での活用シーンでは、客先と業務委託先の行政書士との間でExcelを中心にやり取りされていた進捗管理表をkrewSheetにて実装している製造業が一例として挙げられる。自治体との仕事がメインとなっているこの企業では、年間数百件ほどの入札を行っており、入札要件として必要な各種書類などのやり取りが行政書士との間で発生していることから、入札案件ごとに現状の進捗管理を行政書士と共有しながら行っている。「日付の変更など進捗管理が一覧画面から編集しやすくなっています。また案件ごとにコメント機能でやり取りできるため、コミュニケーション履歴の管理も容易です」と岩本氏。

krewSheetを活用し入札に必要な関連文書をkintoneで管理・情報共有
▲ krewSheetを活用し入札に必要な関連文書をkintoneで管理・情報共有

またアパレルの事例では、洋服を販売するアパレル事業者とOEM製品を請け負う事業者、そして製造を行う工場の3社間における、注文から納品までの各プロセス管理にkintoneおよびkrewSheet、krewDashboardを活用している。従来は受注や注文書発行、発注処理、納品などプロセスごとに行っていたExcelへの転記作業を不要にし、内部の管理工数を大きく削減することに成功している。

「当初はJavaScript開発ライブラリを活用して個別開発も検討しましたが、どうしてもコストがかかってしまうため導入が厳しい状況でした。そこで、kintoneをベースにkrewSheetやkrewDashboardを活用した提案をすることで、安価ながら最適なシステムの提案と構築をすることができました。一からの開発提案では見積が高くなってしまい失注しそうな案件でしたが、krewシリーズのおかげで無事に案件の受注につなげることができました」と岩本氏は高く評価する。

導入前の受注管理
kintoneに得意先、予算、発注、売上データが集約され受注管理を一元化
▲ kintoneに得意先、予算、発注、売上データが集約され受注管理を一元化

以前からkrewSheetを活用して申請ワークフローやステータス管理に活用していた食料品を手掛ける企業の事例では、kintone内の情報を抽出して損益計算書を表示させる場面でkrewSheetが活躍している。

「条件式書式を駆使して損益計算書の情報をうまく可視化することに成功しています。セルの結合などもkrewSheet上で実施できるなど、まさにExcelと同等の表現ができるようになったとお客さまからも喜ばれています」と小川氏。

この事例では、従来から使っているkrewSheetを活用の幅を広げ、見やすい管理帳票をkrewSheetで再現できた事例だ。

案件の規模によるが、業務全般をkintoneに移行していく提案をする場合は、必ずkrewシリーズは提案内容に含めており、Excelライクなインターフェースがあることで現場へ展開しやすくなっているという。「お客さまの要望に柔軟に対応していくためには、数式でさまざまな処理に対応できるkrewSheetが欠かせないもので、kintoneが圧倒的に便利になるプラグインだと考えています」と岩本氏は高く評価する。

■ krewシリーズを活用しないとkintoneでのノーコード開発は難しい

krewシリーズについては、kintoneのコンセプトであるノーコードで業務改善を進めることを実現しやすくするツールとして、kintoneには欠かせない存在となっていると岩本氏の評価は高い。

「本格的にkintoneでコードを書かずに業務改善を実現していくのであれば、krewシリーズがなければできないのではという部分が多くあると感じています」と岩本氏。

また、Excelのデメリットを解消できる点がkrewシリーズの大きな魅力だという。「Excelは確かに使い勝手がいいですが、数式が壊れてしまうので触りたくないという人も少なくありません。krewSheetであれば安心して使っていただけるなど、ユーザ目線で考えても非常に使いやすい。開発目線でも属人化を防ぐことができるようになるのは大きな魅力の1つです」と小川氏。

krewSheetは一覧上で効率よく編集できる機能を提供
▲ krewSheetは一覧上で効率よく編集できる機能を提供

グレープシティが提供するヘルプページの充実も、客先からの受けがいいポイントの1つだという。「お客さまのなかには、自分たちでkrewSheetを直接触りたいという方もいます。我々が窓口になってはいますが、充実したヘルプページへのリンクを紹介するだけで済んでしまうことが多い。豊富な情報提供のおかげでサポートしやすいのはありがたいです」と小川氏は評価する。

■ 継続してkrewシリーズを活用、新たな機能への期待も膨らむ

今後については、社内の業務環境だけでなく、ITによる業務効率化支援などの提案の際には引き続きkintoneやkrewシリーズを積極的に案内していきたいという。機能面では、kintoneのレコード詳細画面にてサブテーブルをkrewSheetで編集できるようになって欲しいなど、より使い勝手の向上につながるような環境づくりについて期待しているという。特にペーパーレス化ととともにExcel業務も含めて巻き取っていくことで、krewSheetの活用の幅も広がると岩本氏。「krewDataについてはまだ活用しきれていませんが、ノーコード開発でkintone展開していきたいときには有用です。Excelとの連携や外部システムのDB連携なども含め、いろいろ活用していきたいと考えています」。

最近では、新たにkrewSheetに機能が追加され、リスト形式で表示されるkintoneの一覧画面をExcelのピボットテーブルのように表示し、集計や直接データ入力が可能なXrossモードが登場している。「予実管理でグラフ表示させているような使い方をしていますが、ピボットテーブルのようなレイアウトで表現できるようになると聞いています。クロス集計などの結果の表示や編集などに役立つようなので、さっそく試してみたいですね」と小川氏。今後も新たな機能追加に期待していると最後に語っていただいた。